Giá của dịch vụ lưu hồ sơ, được quyết định bởi các yếu tố nào? Đây là một trong những mối quan tâm của các doanh nghiệp khi có nhu cầu cũng như đang tìm hiểu về dịch vụ lưu hồ sơ.
Khi hiểu về những yếu tố quyết định bạn có thể hoàn toàn đưa ra cho mình những lựa chọn cũng như có thể đưa ra đề xuất, những thương lượng với đối tác để có giá dịch vụ tốt nhất.
Xem thêm:
– Đánh giá chất lượng dịch vụ lưu trữ hồ sơ Vinamoves
– Top 3 dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ chuyên nghiệp tại TPHCM
– Nên học bằng lái xe B1 hay B2?
Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn các yếu tố quyết định đến giá lưu hồ sơ, hãy cùng theo dõi nhé.
Tại sao nên sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ?
- Sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ khi tổ chức của bạn không có không gian để tự thực hiện việc lưu trữ hồ sơ
- Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ bạn hoàn toàn có thể yên tâm hơn vì:
- Dịch vụ lưu hồ sơ với hệ thống kho bãi, kệ, chứa hồ sơ chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn thuận lợi trong việc tìm kiếm hồ sơ khi cần
- Bảo quản hồ sơ của bạn một cách an toàn nhất với hệ thống camera quan sát 24/24 cùng việc ứng dụng những phần mềm quản lý chuyên dụng.
- Kho hồ sơ thường xuyên được chăm sóc đảm bảo cho hồ sơ lưu trữ tránh những tác động xấu như mối mọt, kiến, gián,….
- Được trang bị hệ thống báo cháy, dụng cụ trang thiết bị khi xử lý khi sự cố xảy ra
- Tiêu hủy hồ sơ chứng từ một cách an toàn và bảo mật khi có yêu cầu
Các yếu tố ảnh hưởng đến giá dịch vụ lưu hồ sơ
- Vị trí kho thuê: vị trí là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến giá cho thuê. Đối với vị trí càng gần trung tâm phí sẽ cao hơn rất nhiều so với những kho cho thuê ở khu vực ngoại ô. Ví dụ như khi kho thuê nằm ở Củ Chi, Bình Chánh sẽ có giá thuê thấp hơn so với những kho ở quận Tân Bình, Bình Thạnh,…
- Hình thức lưu trữ: Không gian thực đo mà những diện tích chứa thùng hồ sơ của tổ chức sẽ quyết định đến giá của dịch vụ lưu hồ sơ chứng từ, nếu càng nhiều thùng (diện tích chứa càng lớn) giá dịch vụ sẽ càng cao.
- Tần suất trích lục hồ sơ: Khi nhu cầu trích lục hồ sơ của tổ chức diễn ra thường xuyên, thì giá dịch vụ sẽ tăng cao do mất nhiều công sức trong việc quản lý.
- Thời gian lưu trữ: Nếu thuê kho lưu trữ có thời gian càng dài, bạn có thể thương lượng để tìm được thỏa thuận giá thuê tốt nhất cho tổ chức của mình.
- Vị trí lưu trữ trong kho: So với những vị trí đắc địa “gần lối đi, ngang tầm với, gần cửa ra vào, những vị trí thuận tiện cho việc trích lục hồ sơ sẽ có giá cao hơn so với những vị trí hóc hẻm, ….
- Yêu cầu về tính bảo mật: Nếu hồ sơ chứng từ không quan trọng và mang tính bảo mật cao bạn có thể lựa chọn cho mình dịch vụ bảo mật thông thường để giảm thiểu chi phí cho dịch vụ.
- Dịch vụ đi kèm: Dịch vụ đi kèm là một trong những yếu tố quyết định đến giá dịch vụ lưu hồ sơ,một số dịch vụ đi kèm như thuê pallet, tiêu hủy hồ sơ, trích lục hồ sơ, … có thể sẽ làm tăng chi phí đáng kể cho doanh nghiệp của bạn vì vậy hãy hỏi nhà cung ứng dịch vụ rõ ràng trước khi quyết định sử dụng dịch vụ nhé.
Một số những yếu tố quyết định đến giá dịch vụ lưu hồ sơ vừa được chúng tôi chia sẻ, lưu ý hãy trao đổi thật kỹ với đơn vị cung cấp dịch vụ và nên có hợp đồng thuê rõ ràng để tránh phát sinh thêm những chi phí không đáng có nhé. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc gì về việc lưu kho hồ sơ, sử dụng dịch vụ lưu trữ thì hãy liên hệ với Dịch vụ lưu trữ chứng từ chất lượng cao giá tốt tại Tp Hồ Chí Minh – Lưu Hồ Sơ để được hỗ trợ nhé.
Nguồn: https://qingjianmeng.com
